Archivo Central

Por acordada n.° 8259 de 2025, La Suprema Corte de Justicia aprobó un reglamento para reorganizar y estandarizar el funcionamiento del Departamento de Archivo Central (D.A.C.), con el objetivo de garantizar una adecuada conservación, organización y control de los expedientes judiciales, así como facilitar futuros procesos de depuración y destrucción documental. Para ello, establece criterios uniformes de archivo, disponiendo que los expedientes se clasifiquen por tipo de asunto y que aquellos con valor histórico, cultural o institucional sean conservados de forma separada.
El D.A.C. funciona a través de dos dependencias: una Oficina Central, encargada de la atención al público y de la coordinación con los juzgados, y un Depósito de Archivalías, destinado exclusivamente al almacenamiento de los expedientes en papel. El Departamento recibe únicamente expedientes con más de cinco años de antigüedad, correspondientes a años completos de archivo y remitidos en orden cronológico.
Antes de su envío, las sedes judiciales deben preparar los expedientes de acuerdo con determinadas formalidades. Estos deben colocarse en cajas archivadoras correctamente identificadas, agrupados por un único tipo de materia, ordenados por número de archivo y en condiciones adecuadas de conservación, es decir, foliados, cosidos, sin actuaciones sueltas y con la correspondiente constancia de archivo. Además, no podrán remitirse expedientes acordonados pertenecientes a otras sedes.
La transferencia de los expedientes debe realizarse previa coordinación con el D.A.C. y acompañarse de un Formulario de Transferencia, remitido en formato electrónico e impreso por triplicado, debidamente firmado por la autoridad competente. Una vez recibidos, los funcionarios del Archivo verifican el cumplimiento de los requisitos establecidos; si existen observaciones, la transferencia no se completa hasta que sean subsanadas. Cuando la documentación cumple con las exigencias reglamentarias, los expedientes son incorporados al Sistema de Gestión de Archivo Central (SGAC), se les asigna un número secuencial y se almacenan definitivamente.
El reglamento también prevé la posibilidad de consultar expedientes archivados en la sala de la Oficina Central del D.A.C., previa solicitud formal. Si se requieren fotocopias, la autorización corresponde al juzgado de origen.
Finalmente, se establece que el Departamento de Archivo Central llevará un registro detallado de todas las transferencias, desarchivos, reintegros y consultas realizadas, siendo su Dirección responsable de la custodia, conservación y manejo de los expedientes. Asimismo, las sedes del Interior remitirán y recibirán expedientes mediante correo u otro medio adecuado, y el uso de los formularios oficiales diseñados por el D.A.C. será obligatorio para todos los trámites relacionados con el archivo.